Mais pour les équipes chargées de la mobilité internationale qui gèrent des expatriés à Sofia ou Plovdiv, cela signifie une complexité accrue en matière de paie et de conformité. Votre équipe est-elle prête pour ce changement ? Assurez-vous d’avoir tout prévu grâce à notre liste de contrôle en 13 points.
Point n° 1 – Mettre à jour vos outils RH
The Bulgarian lev (BGN) stays valid for cash purchases until 31 January, but all digital payments, including salaries and taxes, must be in euros (EUR) from midnight on New Year’s Eve. This necessitates major updates to your HR tools and platforms.
1. Mettez à jour vos systèmes de paie et de gestion des ressources humaines
Assurez-vous que vos systèmes peuvent traiter tous les salaires et toutes les retenues en euros à partir du 1er janvier 2026. Appliquez le taux de conversion fixe (1 EUR = 1,95583 BGN) à tous les calculs actuels et aux conversions historiques.
2. Effectuez des tests de paie
Effectuez des tests de paie en euros. Vérifiez les exemples de fiches de paie pour vous assurer de leur exactitude, de l’arrondi correct et de l’affichage clair des montants. Si possible, affichez les valeurs en BGN et en EUR afin d’aider les employés à comprendre le changement.
3. Coordonnez-vous avec les banques de vos employés
Afin d’éviter tout retard de paiement, demandez à vos employés de vérifier auprès de leur banque que leurs comptes personnels sont configurés pour recevoir des paiements en EUR sans aucun problème.
Base n° 2 – Vérification de la conformité de vos documents
Le passage de la Bulgarie à l’euro coïncide avec d’autres changements législatifs, notamment une augmentation de 12,6 % du salaire mensuel minimum, qui passe à 620,20 euros. Il est essentiel de tenir vos documents à jour pour gérer les risques de non-conformité liés à ces changements.
4. Vérifiez la conformité au salaire minimum
Vérifiez que tous vos employés locaux perçoivent le nouveau salaire mensuel minimum. Vérifiez également les salaires de référence de vos employés internationaux, car les augmentations du salaire minimum ont souvent une incidence sur les seuils salariaux pour les permis de travail et les cartes de transfert intra-entreprise (ICT).
5. Mettre à jour les contrats de travail
Tous les contrats de travail libellés en BGN devront faire l’objet d’un avenant ou d’une mise à jour. Vous devez formaliser par écrit le passage de la devise BGN à l’euro.
6. Vérifiez les contrats de mission
Si certains employés détachés bénéficient d’un accord de rémunération fractionnée, assurez-vous que la partie locale de leur rémunération est officiellement convertie en EUR dans leur contrat de mission.
7. AInformez les fournisseurs locaux
Informez vos partenaires locaux (fournisseurs de logements, consultants en services de destination, conseillers juridiques) de la conversion des contrats en EUR. Soyez vigilant face aux ajustements de frais non autorisés déguisés en conversion monétaire.
8. Documentez tout
Vérifiez que toutes les mises à jour des contrats, les modifications du système et les amendements aux politiques sont correctement documentés et archivés en vue d’audits futurs.
Base n° 3 – Apaiser les inquiétudes des employés
Pour vos employés en Bulgarie, y compris les employés mutés, ce changement est largement positif. Cependant, il peut créer une inquiétude à court terme concernant les salaires et le pouvoir d’achat. Pour répondre à ces inquiétudes, il faut commencer par communiquer de manière claire et rapide.
9. Distribuez un guide simple
Fournissez un document clair et concis d’une page expliquant l’adoption de l’euro et son impact sur leurs salaires. Le guide doit inclure le taux de conversion fixe et une garantie que la valeur de leur salaire ne changera pas.
10. Expliquez les nouveaux bulletins de paie
Partagez des exemples des nouveaux bulletins de paie en euros. Expliquez comment les retenues sont calculées et indiquez où les montants convertis sont affichés.
11. Mettez à jour les indemnités de vie chère (COLA : Cost of Living Adjustment)
Réexaminez et ajustez les COLA afin de refléter les nouveaux prix en euros. Indiquez clairement que toute variation apparente des prix est due à la conversion et non à une augmentation de la valeur.
12. Organisez une session de questions-réponses
Organisez une réunion virtuelle ou une session de questions-réponses afin de répondre aux préoccupations des employés concernant les salaires, les indemnités ou les opérations bancaires. Cela crée un espace de transparence et renforce la confiance.
13. Mettez en avant les avantages
Rappelez les avantages à vos employés. Ils n’auront plus à payer de frais de conversion lorsqu’ils voyageront dans la zone euro, les prix seront plus transparents dans toute l’UE et les opérations bancaires seront simplifiées !
Êtes-vous prêt ?
Y a-t-il des éléments de cette liste que vous n’avez pas encore réalisés ? Vous avez encore le temps, mais pas beaucoup.
La Bulgarie a franchi une étape historique et offre une opportunité significative aux citoyens et aux entreprises de la zone Euro. Une communication claire et des mises à jour bien documentées des procédures et des systèmes sont vos meilleurs outils pour minimiser les perturbations des opérations commerciales et de vos employés sur le terrain pendant cette phase de transition.
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